Presentare dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà e autenticazioni

Può produrre la dichiarazione sostitutiva qualsiasi persona maggiorenne si presenti personalmente agli sportelli anagrafici, munita di un documento d'identità valido. 

Il cittadino impossibilitato fisicamente a muoversi può chiedere l'autentica della firma a domicilio, compatibilmente con le disponibilità degli uffici.

Rivolgersi all’Ufficio Anagrafe negli orari d’apertura

L’autenticazione della firma è immediata, salvo necessità di verifica e approfondimenti.

CHE COS’È LA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ATTO DI NOTORIETÀ

È una dichiarazione relativa a tutti i fatti, gli stati e le qualità personali non compresi nell'elenco dei dati autocertificabili (previsti dall'art. 46 del D.P.R. 445/2000) e che sono relativi al soggetto dichiarante o anche a terzi, purché il dichiarante ne sia a diretta conoscenza ed abbia un personale interesse a rendere la dichiarazione. Tale dichiarazione sostituisce l’atto notorio nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono.

AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA

Per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, così come per le istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici servizi non è prevista l’autenticazione del firma: è sufficiente sottoscriverle davanti al dipendente addetto o, qualora siano inviate per posta, per fax, tramite terza persona o per via telematica, allegare la fotocopia del documento di identità del sottoscrittore.

L’invio telematico della dichiarazione è consentito se:

• firmata digitalmente (con firma digitale o firma elettronica avanzata); 
• quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), con la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
• trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare.

L'autenticazione della sottoscrizione è prevista invece per le dichiarazioni:

• rivolte ai privati;
• da produrre alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.

In questo caso il cittadino può autenticare la propria firma in calce alla dichiarazione anche all'Ufficio Anagrafe, presentandosi personalmente allo sportello munito di un valido documento di riconoscimento.

• L'ufficiale dell'Anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Pertanto il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc. ) e tanto meno concretizzare una procura.

L'autentica della sottoscrizione consiste nell'attestazione di un pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza dopo essersi accertato dell'identità della persona che sottoscrive.

Qualora gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione/attestazione (comprese le pensioni estere) siano redatti in lingua straniera, non è possibile effettuare l'autenticazione se il testo non è scritto anche in lingua italiana.

• L’ufficiale di Anagrafe può autenticare la firma sui “passaggi di proprietà” di autoveicoli registrati al PRA, dietro presentazione dell’atto di vendita che, di norma, deve essere redatto sul retro del certificato di proprietà, con la sola firma del venditore. Con l’autenticazione della firma, il passaggio di proprietà non è completato: sarà cura dei privati coinvolti recarsi presso il PRA o all’ACI per la trascrizione e i relativi pagamenti. Anche in questo caso l’autenticazione della firma sconta l’imposta di bollo e i diritti di segreteria per € 0,52. Nel caso il venditore sia una persona giuridica, la firma dovrà essere apposta da chi ne ha titolo, dietro presentazione di apposita documentazione da cui ciò risulti (statuto, visura camerale ecc.).

SANZIONI

In caso di dichiarazione mendace, il cittadino incorre in sanzioni penali, perde gli eventuali benefici ottenuti sulla base di esse e incorre nel divieto di accesso a contributi, finanziamenti ed agevolazioni per un periodo di 2 anni decorrenti da quando l’amministrazione ha adottato l’atto di decadenza. Le amministrazioni hanno l'obbligo di effettuare controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini. Quindi si deve compilare il documento con esattezza, a propria esclusiva responsabilità.

Autenticazione di copie

CHE COS’È L’AUTENTICAZIONE DI COPIA

Si tratta dell’attestazione, da parte del funzionario incaricato, della conformità all’originale di una copia (“copia conforme”).

L’autentica è possibile esclusivamente per copie di documenti originali (non è pertanto possibile autenticare una “copia di copia”) e queste ultime possono pertanto sostituire l'originale per gli usi previsti dalla legge. Non si può autenticare la copia di un atto notarile (unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso).

Nel caso di originale creato su supporto informatico, è necessario rendere disponibile il file, munito di marcatura temporale e di firma digitale in corso di validità, per l’opportuna verifica. Solo in presenza di tali requisiti l’ufficiale d’Anagrafe potrà procedere alla stampa del documento dal supporto informatico e all'autenticazione della stessa.

È dovuta, dall’origine, l'imposta di bollo a seconda dell'uso del documento (le ridotte casistiche di esenzione sono regolate dalla tabella B allegata al D.P.R. 642/1972 e dalle pronunce dell’Agenzia delle Entrate), nella misura di una marca da bollo ogni quattro facciate/fogli + € 0,52 per diritti di segreteria.

Per la documentazione riportata di seguito si può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:

• atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• copie di pubblicazioni;
• titoli di studio;
• documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

In tale caso si applica quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.

• Non possono, invece, essere sostituiti da dichiarazione sostitutiva o da altro documento:

• i certificati medici;
• i certificati sanitari;
• i certificati veterinari;
• i certificati di origine;
• i certificati di conformità CE;
• i certificati di marchi o brevetti.

Legalizzazione di fotografia

CHE COS’È LA LEGALIZZAZIONE DI FOTO

La legalizzazione (o “autenticazione”) della fotografia consiste nell'attestazione, da parte di un Pubblico Ufficiale, che una fotografia corrisponde alla persona interessata.

Tale legalizzazione serve per ottenere il rilascio di documenti personali (passaporto, licenze di caccia, licenza di pesca, porto d’armi ecc.).

L'art. 34 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 prevede che le fotografie per il rilascio dei documenti personali siano autenticate direttamente dall'ufficio competente a rilasciare il documento richiesto (ad es. le fotografie per il passaporto possono essere direttamente autenticate dalla Questura) oppure dall’Ufficio Anagrafe.

Per ottenere la legalizzazione di foto occorre che si presenti la persona interessata, munita di un documento d’identità.

• La necessità di esibizione di foto autenticata da parte dei cittadini deve essere esplicitamente prevista per legge e il ricorso agli uffici comunali è possibile solo quando la foto debba essere prodotta ad una pubblica amministrazione (es. rilascio patente, rilascio porto d’armi). Rimangono quindi esclusi i rapporti con uffici privati.

COSA OCCORRE PRESENTARE

La persona interessata deve presentarsi personalmente, munita di:

• una fotografia formato tessera recente a mezzo busto e a capo scoperto (ad eccezione dei casi in cui la copertura del capo con velo, turbante o altro sia imposta da motivi religiosi, purché i tratti del viso siano ben visibili);
• un documento di identità in corso di validità (in mancanza, è necessaria la presenza di due persone maggiorenni, munite di valido documento di riconoscimento, quali testimoni);
• (stranieri) permesso di soggiorno.

Per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà le autentiche delle firme assolvono l'imposta di bollo (marca da bollo) e i diritti di segreteria pari a € 0,52 salvo i casi di esenzione esplicitamente previsti dalla normativa in vigore.

La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.

È invece previsto il pagamento di € 0,26 quali diritti di segreteria.